До конца месяца можем взять в работу ещё 2 проекта
Заказать консультацию
Введите ваш номер и мы свяжемся в течение 15 минут!
КЕЙС

ОНЛАЙН-КОНФЕРЕНЦИЯ
НА 5000 ЧЕЛОВЕК
ЗА 14 ДНЕЙ

Белкин Сергей
Июль, 2018

В этой статье хочу рассказать о том, как мы готовили онлайн-конференцию по веб-разработке, с какими трудностями столкнулись и как их решали.

Также поговорим о том, как компании могут использовать подобный формат, чтобы обучать клиентов и повышать их лояльность. Но вначале небольшая предыстория...
Предыстория
Наш клиент — Академия Вёрстки. Это онлайн-школа по веб-разработке и заработку на фрилансе. За 2 года существования они обучили более 1500 человек, а их интенсивы прошли свыше 5000 новичков. Сейчас команда состоит из 18 человек и работает полностью удаленно.

Если вы знакомы со сферой онлайн-образования, то знаете, что у большинства школ главным инструментом продаж являются вебинары. Но ребята поняли — для того, чтобы стать лидером, нужно принимать нестандартные решения, выделяться среди конкурентов и делать качественный продукт.

Задача стояла в организации крупного события, которое бы одновременно повысило имидж и статус школы, а также дало приток и подогрев аудитории.

Наблюдая за зарубежным рынком мы видели, что количество онлайн-конференций увеличивается с каждым месяцем, а в странах СНГ подобное явление по-прежнему является редкостью. Мы оценили все выгоды от проведения такого события и приняли решение организовать онлайн-конференцию. Назвали её WebDevSummit 2018.
День 1. Концепция
Перед тем, как определиться с концепцией, мы изучили форматы и тематики других конференций (как зарубежных, так и наших), выписали самые интересные идеи. После этого провели мозговой штурм, чтобы объединить все хорошие идеи воедино и отбросить лишнее.

Как итог: мы позиционировали это событие как "крупнейшую онлайн-конференция по веб-разработке в СНГ" на которой мы соберем 25 топовых спикеров отрасли, чтобы в течении 3-х дней они выдавали лучший контент по 10 часов в день. Нашей фишкой должен был стать нетворкинг — мы хотели помочь зрителям найти себе партнеров, наставников, сотрудников и работодателей. Также, всем активным участникам мы планировали выслать памятный сертификат.

День 2. Распределение задач
Перед началом каждого проекта мы обычное формируем пул задач в Trello. В планировании есть неизменное правило — назначать сдачу задач минимум за 2 дня до их фактического дедлайна. Мы подробно прописали все задачи, назначили дедлайны и исполнителей, написали необходимые инструкции и пожелания, донесли эту информацию до всех участников процесса, составили медиа-план и распланировали ресурсы. На конференцию мы заложили 120 000 рублей и 14 дней на подготовку.

День 3. Ешь слона по кусочкам
Есть задачи, которые нельзя сделать быстро и за один раз. Некоторые из них: подготовка промо-сайта, реклама у блогеров, поиск спикеров и партнеров. В этот день мы составили прототип сайта и отдали его дизайнеру, забронировали рекламные места, составили список из 50 спикеров и 50 партнеров, которым, на наш взгляд, было бы интересно принять участие в конференции.

День 4. Контент и социальные сети
Чтобы подогревать интерес зрителей до начала конференции мы подготовили группы в социальных сетях, сделали чаты, настроили цепочку рассылок, записали все необходимые видеоролики. Параллельно с этим начали искать спикеров и партнеров. Спикеров искали в основном через социальные сети — писали разработчикам крупных компаний, искали тех, кто часто выступает на других событиях, привлекали медийных лиц со своей аудиторией. Основной сложностью был оффер, мы смогли сформировать первое сообщение которое вызывало интерес и давало 80% конверсию в обратный ответ только с 5-го раза, но после этого даже те люди, от которых мы не надеялись получить ответ, проявляли интерес и давали согласие на выступление:)

С партнерами было немного сложнее. Мы звонили в разные IT-компании, просили у них информационной поддержки и предлагали выступить их топ менеджерам у нас. Но это была неправильная тактика, так как обычно все заканчивалось на секретарях или PR-менеджерах, которые лениво нас выслушивали и обещали перезвонить. Мы не мастера холодных звонков, поэтому спустя 2 дня решили изменить подход...

День 5. Технические нюансы
Первые спикеры уже дали своё согласие и мы составили календарь выступлений, написали для них инструкцию, подготовили и протестировали вебинарную комнату, сделали удобный сайт с расписанием и подготовили оборудование.

Мы боялись, что какой-то спикер может отказаться от доклада в день своего выступления, поэтому решили подготовить 3 запасных спикера, которые в случае форс-мажора могли бы подстраховать.

Также нужно было решить вопрос с качеством и стабильностью трансляции. Мы запустили эфир через WebinarJam, хостили через Macbook Pro из коворкинга с качественным и стабильным интернетом.

День 6. Отстаем
Утром дизайн-макет сайта был готов, мы составили ТЗ и отдали его на вёрстку.

Мы отставали от плана набора спикеров и партнеров, поэтому решили пересмотреть подход и добавить ресурсов на эту задачу. Прозвон по компаниям не давал результатов, поэтому мы решили воспользоваться правилом 5 рукопожатий — вся команда проверила контакты в своей телефонной книге и мы нашли выходы на крупные компании. В итоге удалось договориться с Tilda, TemplateMonster, WebPromoExpert, WDI, NetPeak и LinkHost.

Также, мы пересмотрели алгоритм поиска спикеров, составили качественное первое сообщение и скрипт разговора, поручили эту задачу человеку, который следующие несколько дней занимался только ей. Наш скрипт помог мотивировать спикеров приводить других кандидатов (своих друзей и коллег). Это существенно облегчило нам работу.

День 7. Готовимся к запуску
Утром все было готово к запуску. Мы прошли "путь клиента" и выявили несколько недочетов, которые получилось быстро исправить. Перед анонсом события было принято решение запустить розыгрыш, благодаря которому мы хотели получить дополнительную виральность.

День 8. Запуск
Мы уже набрали первые 500 регистраций, люди начали общаться в чатах, вовлекаться в наши активности. Очень важно на этом этапе всеми возможными способами удерживать внимание человека, давать ему пользу и говорить о ценности конференции. Теперь нам нужно было получить лояльную аудиторию от партнеров. Для этого мы подготовили интеграции в их рассылки и анонсы, чтобы получить хороший результат.

День 9-11. Активный набор
В эти 3 дня мы наращивали объемы рекламы, вовлекали уже зарегистрировавшихся людей, активно искали спикеров и готовили с ними планы выступлений. После запуска рекламы мы заметили довольно низкую конверсию сайта (12%), поэтому какое-то время потратили на докрутку, которая помогла увеличить этот показатель на 9%.

День 12. Отдых перед забегом
Мы постарались отдохнуть, так как впереди были 3 дня интенсивной работы по 12-14 часов. Была небольшая просадка по набору, из-за этого пришлось подключить дополнительные источники трафика, которые помогли добрать регистрации.

День 13-14. Финальные подготовки
Мы еще раз списались со спикерами, закупили мелкие подарки для зрителей (книги, подписки, сувениры), настроили выдачу сертификатов после конференции, подготовили музыкальные вставки для трансляции, максимально напоминали зарегистрировавшимся о событии и догоняли ретаргетом тех, кто проявил интерес, но так и не решился принять участие. Также, еще раз все протестировали:)

ИТОГ:
5000 регистраций
29 спикеров из 6 стран
108 000 рублей потрачено на рекламу + 12 000 рублей прочих расходов
1600 новых лидов, ~1200 лидов от партнеров, остальные из базы.
Хотите организовать такую же конференцию?
Мы рассчитаем стоимость организации, а также её окупаемость в течение 24 часов
Первый день конференции
На открытие конференции пришло 850 человек (это было 12.00, пятница). Мы ожидали около 700 человек, с учетом того, что это рабочий день, а аудитория конференции преимущественно 23-35 лет. Но на выступлении второго спикера произошел фейл — в конце своего доклада она нажала на красную кнопку и трансляция завершилась. По большей части это наш, как организаторов, недочет, потому что мы не предупредили об этом. В итоге пришлось быстро перезапускаться и приглашать людей в другую комнату. Из-за этого мы потеряли 350 человек. Обидно, но такое тоже бывает.

После этого все шло по плану, выступления спикеров были очень крутые, мы старались постоянно удерживать внимание аудитории интерактивами. Как итог — 3200 человек подключились к нам в течение дня, средняя продолжительность просмотра одного зрителя составила 2 часа 35 минут.
Второй день конференции
Этот день запомнился в первую очередь тем, что вся команда Академии Вёрстки записала видео-поздравление для Артема Исламова (основателя Академии Вёрстки) в честь его дня рождения и показала этот ролик в прямом эфире. Этот сюрприз сильно эмоционально прокачал аудиторию и помог повысить ее лояльность, а также, конечно же, доставил радость Артему. В этот день мы провели интересный формат выступления — пригласили в эфир выпускников Академии, чтобы они рассказали, как изменилась их жизнь после знакомства со школой. Это были трое выпускников: фрилансер, который живет в Таиланде, разработчик, который работает над проектом Сбербанка и человек, который уже открыл свою веб-студию и успешно управляет ей. Эти ребята сами продавали школу и выступление прошло даже лучше, чем мы хотели:)
Третий день конференции
На третий день мы оставили самых ожидаемых спикеров для того, чтобы лучше удерживать аудиторию в течении 3-х дней. Самые яркие выступления были у ютуб-блогеров, после них мы получили много отзывов и благодарностей от зрителей. Также в этот день мы опубликовали таблицу партнерств, которую участники заполняли в первый день. В ней было около 150 контактов с полным описанием деятельности человека, его портфолио и тд. Это помогло многим из них найти полезные связи для эффективной работы.

На следующий день после конференции мы разослали сертификаты участникам, а спикерам в качестве благодарности заказали пиццу:)
ИТОГ
В цифрах:

— 312 заявок на консультацию по курсам (из них было продаж на ~1.5 млн. рублей)

— 30 часов экспертного контента, который будет использоваться в дальнейшем

— 211 публикаций в соц. сетях с хештегами от участников розыгрыша

— 4 спикера, которые согласились продолжить работу в качестве преподавателей (те люди, которые больше всего понравились зрителям)

— 3500 человек посетили конференцию в течении 3-х дней

— 2 часа 40 минут средняя продолжительность просмотра на 1 зрителя каждый день

— 4,8/5.0 средняя оценка по отзывами зрителей

Не в цифрах:

— заметно, что доверие аудитории к школе сильно повысилось

— во время конференции мы смогли донести до людей ценности и подход школы, а также формат и результаты обучения всего за 3 дня

— помимо рассылки, люди активно подписывались на социальные сети (+500-700 человек на каждой площадке за 3 дня)

— мы подогрели у зрителей интерес к веб-разработке и познакомили их с курсами, спустя 1 месяц наблюдался отложенный эффект в плане продаж
После проведения ретроспективы, мы составили список того, что улучшим в следующий раз:
— будем привлекать больше спикеров/партнеров со своей аудиторией, чтобы получать бесплатные регистрации;

— отведем на набор больше времени (не 7, а хотя бы 14 дней);

— найдем и договоримся со всеми спикерами минимум за 7-10 дней до конференции;

— продумаем, как закрывать больше людей на заявку/покупку во время и после конференции;

— распределим человеческие ресурсы, так как всего 2 человека работали во время этой конференции (по 12-14 часов в день);

— поработаем над микроконверсиями
Рекомендуем прочитать:
Made on
Tilda